Dal 2026 entra in vigore un nuovo adempimento per chi utilizza il registratore telematico: il collegamento tra i dispositivi POS e il sistema di trasmissione dei corrispettivi.

L’obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2025 e ha l’obiettivo di integrare le informazioni sugli incassi elettronici con quelle degli scontrini trasmessi all’Agenzia delle Entrate.

In pratica, l’Agenzia potrà confrontare quanto incassato tramite strumenti elettronici (bancomat, carte o wallet) con i corrispettivi giornalieri inviati dal registratore telematico, individuando eventuali incoerenze tra pagamenti e scontrini emessi.

È importante chiarire subito un punto che spesso genera confusione: non si tratta di un collegamento fisico tra POS e registratore di cassa. Non servono cavi, adattatori o sostituzioni di apparecchiature. Il collegamento è semplicemente informatico e viene effettuato tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate.

Da quando scatta l’obbligo

L’obbligo di collegamento tra POS e registratori telematici è previsto dal 1° gennaio 2026. Tuttavia, la procedura operativa per effettuare la comunicazione è stata resa disponibile dall’Agenzia delle Entrate dal 5 marzo 2026.

Per gli strumenti già attivi a inizio anno è previsto un periodo transitorio. In particolare:

  • i POS già utilizzati entro gennaio 2026 devono essere registrati entro 45 giorni dall’attivazione del servizio telematico, quindi indicativamente entro il 18 aprile 2026;
  • per i nuovi POS attivati successivamente, la comunicazione deve essere effettuata tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione.

Lo stesso termine si applica anche quando ci sono modifiche, ad esempio l’attivazione di un nuovo POS o la sostituzione di uno esistente.

Chi è obbligato

Devono effettuare il collegamento tutti gli operatori che:

sono tenuti alla memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi,

e accettano pagamenti elettronici tramite POS.

Si tratta quindi, nella pratica, della grande maggioranza delle attività commerciali al dettaglio: negozi, ristoranti, bar, alberghi, artigiani che emettono scontrino o documento commerciale, ecc.

L’obbligo riguarda sia chi utilizza un registratore telematico, sia chi certifica i corrispettivi tramite la procedura web “Documento commerciale online” dell’Agenzia delle Entrate.

Chi è esonerato

Sono esclusi dall’adempimento i soggetti che non sono tenuti alla certificazione dei corrispettivi, ad esempio:

  • professionisti che emettono fattura e non scontrino,
  • attività che non utilizzano registratori telematici,
  • soggetti che non incassano pagamenti tramite POS.

In sostanza, se non c’è l’obbligo di trasmettere i corrispettivi all’Agenzia delle Entrate, non esiste neppure l’obbligo di collegare il POS.

Come si effettua il collegamento (procedura operativa)

La procedura è piuttosto semplice e si effettua una sola volta, salvo successive variazioni.

Operativamente occorre:

  • accedere all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate;
  • entrare nella sezione dedicata al collegamento tra strumenti di pagamento e registratori telematici;
  • indicare i dati del POS (ad esempio la matricola o identificativo dello strumento);
  • associare il POS al registratore telematico utilizzato nel punto vendita.

Il sistema consente anche associazioni multiple: ad esempio più POS collegati allo stesso registratore oppure un POS collegato a più registratori presenti nello stesso esercizio.

Per guidare gli operatori, l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato una guida operativa con le istruzioni passo passo: https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/documents/d/guest/guidaoperativa_pos-rt

Un esempio pratico

Immaginiamo il caso di un ristorante che ha:

un registratore telematico in cassa;

due POS (uno sul bancone e uno portatile per i tavoli).

Il titolare dovrà entrare nel portale dell’Agenzia delle Entrate e associare entrambi i POS al registratore telematico utilizzato nel locale.

Se in futuro aggiunge un terzo POS, ad esempio per il servizio di asporto, dovrà semplicemente tornare nella stessa sezione e registrare la nuova associazione entro i termini previsti.

Il nuovo obbligo non comporta interventi tecnici sui dispositivi e, nella maggior parte dei casi, si traduce in una semplice comunicazione telematica da effettuare una volta sola.

Per le imprese che già utilizzano correttamente registratore telematico e POS, si tratta quindi di un adempimento principalmente amministrativo.

Resta comunque importante rispettare le scadenze previste e verificare che tutti gli strumenti di pagamento utilizzati nel punto vendita siano correttamente associati al sistema di trasmissione dei corrispettivi.